Datenschutzerklärung
Stand: September 2026
Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, welche Personendaten beim Besuch der Website traktanda.ch und bei der Nutzung der Anwendung Traktanda bearbeitet werden. Massgebend ist das schweizerische Datenschutzgesetz (DSG).
1. Verantwortliche Stelle
Syntaxa
CH-4102 Oberwil, Schweiz
E-Mail: info@syntaxa.ch
2. Hosting und Server-Logdaten
Die Website und die Anwendung werden bei einem Hosting-Anbieter in der Schweiz betrieben; die Daten werden in der Schweiz gespeichert. Beim Aufruf der Website werden technisch bedingt Zugriffsdaten in Server-Logdateien erfasst (IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Browsertyp). Diese Daten dienen der Sicherstellung des Betriebs, der Fehleranalyse und der Abwehr von Angriffen und werden nach den üblichen Fristen des Hosting-Anbieters gelöscht.
3. Cookies
Die öffentliche Website verwendet keine Cookies und keine Analyse- oder Tracking-Dienste. In der Anwendung selbst wird ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie gesetzt, das ausschliesslich der Anmeldung dient und beim Abmelden beziehungsweise nach Ablauf der Sitzung entfernt wird.
4. Kontaktaufnahme
Bei einer Kontaktaufnahme per E-Mail werden die mitgeteilten Angaben (E-Mail-Adresse, Inhalt der Nachricht) zur Bearbeitung der Anfrage und für Anschlussfragen bearbeitet. Diese Daten werden nicht an Dritte weitergegeben und gelöscht, sobald sie für den Zweck nicht mehr erforderlich sind.
5. Daten in der Anwendung Traktanda
Traktanda wird von Organisationen wie Gemeinden, Behörden, Kommissionen und Vereinen als Werkzeug für die Sitzungsvorbereitung eingesetzt. Dabei werden insbesondere folgende Daten bearbeitet:
- Benutzerkonten: Name, E-Mail-Adresse, Rolle und Gremiumszugehörigkeit;
- Inhaltsdaten der Organisation: Geschäfte, Traktanden, Sitzungsunterlagen, Beurteilungen, Beschlüsse, Protokolle und abgelegte Dokumente.
Für diese Inhaltsdaten ist die jeweilige Organisation als Kundin verantwortliche Stelle; Syntaxa bearbeitet sie ausschliesslich in deren Auftrag und nach deren Weisungen zur Erbringung der vereinbarten Leistungen. Die Daten der einzelnen Organisationen werden strikt getrennt gehalten; jede Organisation nutzt eine eigene Subdomain.
6. Weitergabe an Dritte
Personendaten werden nicht verkauft und nur weitergegeben, soweit dies für die Leistungserbringung erforderlich ist (etwa an den Hosting-Anbieter als Auftragsbearbeiter), eine gesetzliche Pflicht besteht oder die betroffene Person eingewilligt hat. Beigezogene Auftragsbearbeiter werden vertraglich zur Vertraulichkeit und zur Einhaltung des Datenschutzes verpflichtet.
7. Datensicherheit
Die Übertragung erfolgt verschlüsselt über TLS. Der Zugriff auf Daten in der Anwendung ist durch ein Rollenmodell auf diejenigen Personen beschränkt, die ihn für ihre Aufgabe benötigen. Veröffentlichte Sitzungsunterlagen werden in ein revisionssicheres, verschlüsselt geschütztes PDF-Format umgewandelt.
8. Aufbewahrung
Personendaten werden nur so lange aufbewahrt, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Inhaltsdaten der Organisationen werden nach Beendigung des Vertragsverhältnisses vereinbarungsgemäss herausgegeben oder gelöscht.
9. Rechte der betroffenen Personen
Betroffene Personen haben das Recht auf Auskunft über die zu ihrer Person bearbeiteten Daten sowie auf Berichtigung oder Löschung, soweit keine gesetzlichen Pflichten entgegenstehen. Anfragen sind an info@syntaxa.ch zu richten. Betrifft eine Anfrage Inhaltsdaten einer Organisation, wird sie an die verantwortliche Organisation weitergeleitet beziehungsweise ist direkt an diese zu richten.
10. Änderungen
Diese Datenschutzerklärung kann bei Bedarf angepasst werden; es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.